Datensicherheit: Wie schützt du deine Kundendaten?

E-Mail-Marketing und Datensicherheit

E-Mail-Marketing wird immer häufiger eingesetzt. Mit der zunehmenden Nutzung der digitalen Kommunikation steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsproblemen. Deshalb ist es wichtig, Maßnahmen zum Schutz deiner Daten zu ergreifen. Das ist eigentlich immer wichtig. Persönliche Daten wie Kundennamen, Adressen, Zahlungsdaten und sogar Passwörter sollten vertraulich bleiben, um sowohl dein Unternehmen als auch deine Kunden vor möglichem Betrug oder Identitätsdiebstahl zu schützen. Außerdem hilft dir die Einhaltung strenger Datensicherheitsprotokolle dabei, alle geltenden Gesetze und Vorschriften für die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten einzuhalten.

Als Unternehmen ist es wichtig, dass du deine Verpflichtungen aus den Datenschutzgesetzen kennst, wenn es um den Schutz von Kundendaten geht. In der EU müssen Unternehmen zum Beispiel die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO = GDPR = General Data Protection Regulation) einhalten. Dieses Gesetz verlangt von Unternehmen, dass sie Verfahren für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten haben müssen. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die ausdrückliche Zustimmung ihrer Kunden eingeholt haben, bevor sie deren persönliche Daten für Marketingzwecke verwenden.

Tipps für die Sicherheit deiner E-Mail-Marketingdaten

Für den Anfang möchten wir dir einige Tipps geben, wie du deine E-Mail-Daten sicher halten kannst. Lies einfach weiter!

Erstelle starke Passwörter

Der erste Schritt ist offensichtlich, aber dennoch enorm wichtig: Erstelle sichere Passwörter für alle deine Konten. Verwende bei der Erstellung von Passwörtern eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen und vermeide Wörter, die leicht zu erraten sind, oder allgemeine Phrasen.

💡Bei Reloadify zahlst du nichts extra pro Benutzer. Sorge also dafür, dass jeder Kollege einen eigenen Login hat.

Melde dich mit Zwei-Schritt-Verifizierung an

Eine wichtige Strategie zum Schutz deiner E-Mail-Daten ist die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um dein E-Mail-Konto zu sichern. Das bedeutet, dass du zusätzlich zur Eingabe deines Passworts eine zweite Form der Identifizierung angeben musst, z. B. einen Code, der an dein Handy geschickt wird. In Reloadify ist es möglich, 2FA für jeden Nutzer einzurichten. Indem du diesen zusätzlichen Schritt für jeden Nutzer deines Reloadify-Kontos verpflichtend machst, kann das Risiko eines unbefugten Zugriffs verringert werden. Auf diese Weise arbeiten wir gemeinsam daran, eine sichere Umgebung für deine Kundendaten zu schaffen. Wir ermutigen jeden, dies einzurichten. Allerdings überlassen wir unseren Kunden, wie dir, die Entscheidung, ob sie die 2FA einrichten wollen oder nicht. Schließlich sind es deine Daten und du entscheidest, wie du mit ihnen umgehst.

Damit 2FA funktioniert, musst du zunächst eine Verifizierungs-App auf deinem Handy installieren. Mit einer solchen App kannst du einen QR-Code scannen, um die Authentifizierungsdaten abzurufen. Zu den Apps, die du für diesen Zweck verwenden kannst, gehören:

• Duo Mobile
• Google Authenticator
• Microsoft Authenticator

Wenn du eine Authentifizierungs-App installierst, befolge ihre Schritte sorgfältig. Nachdem deine App heruntergeladen und eingerichtet ist, ist die Funktion in Reloadify einfach einzurichten. Du schaltest sie sofort für das gesamte Konto ein. Wenn sich dann ein Kollege oder eine Kollegin anmeldet, wird er oder sie nach der zweistufigen Verifizierung gefragt.

Behalte die Kontrolle über deine eigene Kundendatenbank

Nichts ist ärgerlicher als eine verschmutzte Datenbank voller Spam-E-Mail-Adressen. Das ist nicht schön für dich, wenn du eine verschmutzte Datenbank hast. Aber auch beim Versenden von E-Mails ist das nicht schön, da es deinem Ruf beim Versenden schaden kann. Aus diesem Grund hat Reloadify seine Pop-ups und Landing Pages mit einem Anti-Bot, nämlich reCAPTCHA, vollständig geschützt. Damit wird verhindert, dass Bots und andere Software eine Landing Page oder ein Pop-up für dich ausfüllen und so Spam-E-Mail-Adressen eingeben. Du musst selbst nichts dafür tun. Dieser Schutz ist Teil der Software, für die du bei uns bezahlst. Praktisch, nicht wahr?

Sei vorsichtig mit deinen CSV-Importen

In Reloadify ist es möglich, Profile über einen CSV-Import hochzuladen. Sei dir bewusst, dass diese Kunden immer die Erlaubnis geben müssen, per E-Mail angeschrieben zu werden. Wird diese Erlaubnis außerhalb von Reloadify erteilt? Auch das ist in Ordnung! Gib dies in deinem CSV-Import deutlich an, indem du das Feld "GDPR-Quelle" ausfüllst. Auf diese Weise kann immer nachvollzogen werden, aus welcher Datenquelle das Profil in deine Datenbank gelangt ist.

Validiere deine CNAMEs

Es ist wichtig, die Mailzustellung ordnungsgemäß zu überprüfen. Dies geschieht auf der Grundlage von Sender Policy Framework (SPF) und Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC). Das SPF ist ein Protokoll, das die Herkunft deiner E-Mails überprüft. Diese Überprüfung erfolgt auf der Grundlage der IP-Adresse. Gehört die IP-Adresse, an die du deine E-Mails schickst, tatsächlich zu deiner Domain? DMARC ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme. Mit ihm gibst du an, dass deine E-Mails mit SPF geschützt sind.

Das klingt kompliziert, deshalb haben wir es dir in Reloadify leicht gemacht. Du hast eine Reihe von CNAMEs, die du validieren musst. Mit diesen CNAMEs validierst du sowohl SPF als auch DMARC. Es ist wichtig, dass du dies einrichtest, bevor du mit dem Versenden von E-Mails beginnst. Auf diese Weise erkennen die E-Mail-Dienstleister, dass du E-Mails mit einer E-Mail-Adresse versendest, die zu deiner Website gehört. Infolgedessen wirst du als "sichere" E-Mail gekennzeichnet. Gut, dass es diese Sicherheits-Vorkehrungen gibt, sonst könnte jeder eine E-Mail mit deiner info@webshop.de E-Mail-Adresse verschicken. Und das willst du natürlich vermeiden.

Erfülle die GDPR-Gesetzgebung

Natürlich ist es wichtig, dass du dich immer an die einschlägigen Gesetze und Vorschriften hältst, wie z. B. die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO), um sicherzustellen, dass deine E-Mail-Marketingbemühungen sowohl effektiv als auch rechtskonform sind.

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) wurde 2018 eingeführt und betrifft jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt, speichert oder verarbeitet. Das bedeutet, dass du, wenn du eine E-Mail-Marketingkampagne in Reloadify einrichtest, dafür verantwortlich bist, sicherzustellen, dass die Kunden, die du anschreibst, ihre ausdrückliche Erlaubnis dazu per Opt-in gegeben haben.

Ein weiterer Aspekt der DSGVO ist die Speicherung von Kundendaten. Wenn du eine E-Mail an Kunden in der Europäischen Union versendest, musst du sicherstellen, dass ihre Daten gemäß den Gesetzen und Vorschriften deines Landes gespeichert werden. Außerdem musst du sicherstellen, dass Dritte, die Zugang zu diesen Daten haben (z. B. deine E-Mail-Marketing-Software), beim Umgang mit diesen Daten ebenfalls die Gesetze und Vorschriften deines Landes einhalten. Um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, ist es immer ratsam, alle Kundendaten in den, von der Europäischen Kommission zugelassenen EU-Ländern zu speichern. Mit Reloadify bist du vollkommen auf der sicheren Seite. Unsere Server befinden sich in Europa und deine Daten werden absolut sicher gespeichert.

Wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist, deine Kundendaten richtig zu sichern. Es ist wichtig, daran zu denken, dass es bestimmte Gesetze und Vorschriften gibt, die befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass du mit den GDPR-Standards konform bist. Dazu gehören:

• Du musst sicherstellen, dass du eine eindeutige Einwilligung deiner Kunden erhalten hast;
• Alle Kundendaten, die du sammelst, werden ordnungsgemäß in einem der von der Europäischen Kommission zugelassenen EU-Länder gespeichert;
• Du kannst deine Kundendaten noch besser schützen, indem du eine zweistufige Verifizierung für dein E-Mail-Marketing einrichtest.

Wenn du alle oben genannten Schritte durchlaufen hast, kannst du sicher sein, dass deine Kundendaten ordnungsgemäß gesichert sind. Gut für dich und deine Kunden!