Dataveiligheid: hoe bescherm jij je klantgegevens?

E-mail marketing en dataveiligheid

E-mailmarketing wordt steeds meer en meer gebruikt. Met dit toegenomen gebruik van digitale communicatie komt ook een verhoogd risico op datalekken en andere beveiligingsproblemen. Daarom is het belangrijk stappen te ondernemen om je gegevens te beschermen. Eigenlijk is dit altijd van belang. Persoonlijke gegevens zoals klantnamen, adressen, betalingsgegevens en zelfs wachtwoorden moeten vertrouwelijk blijven om zowel je bedrijf als je klanten te beschermen tegen mogelijke fraude of identiteitsdiefstal. Bovendien helpt het handhaven van strikte protocollen voor gegevensbeveiliging je te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving voor het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens.

Het is van cruciaal belang dat je je als bedrijf bewust bent van je verplichtingen op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming als het gaat om de bescherming van klantgegevens. In de EU moeten bedrijven bijvoorbeeld voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR). Deze wet vereist dat bedrijven procedures hebben voor het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze uitdrukkelijke toestemming van klanten hebben verkregen voordat ze hun persoonsgegevens voor marketingdoeleinden gebruiken.

Tips om je e-mail marketing gegevens veilig te houden

Om je op weg te helpen, geven we je graag wat tips om al je e-mailgegevens goed te beveiligen. Lees gauw verder!

Maak sterke wachtwoorden aan

De eerste stap ligt voor de hand, maar is nog altijd enorm belangrijk, namelijk het maken van sterke wachtwoorden voor al je accounts. Gebruik een combinatie van letters, cijfers en symbolen bij het maken van wachtwoorden en vermijd het gebruik van woorden die gemakkelijk te raden zijn of algemene zinnen.

💡Bij Reloadify betaal je niks extra’s per gebruiker. Zorg er daarom dus voor dat elke collega een aparte inlog heeft.

Log in met tweestapsverificatie

Een belangrijke strategie om je e-mailgegevens te beschermen is het gebruik van tweefactorauthenticatie (2FA) om je e-mailaccount te beveiligen. Dit betekent dat je naast het invoeren van je wachtwoord een tweede vorm van identificatie moet opgeven, zoals een code die naar je telefoon wordt gestuurd. Binnen Reloadify is het mogelijk om 2FA voor elke gebruiker in te stellen. Door deze extra stap verplicht te stellen voor elke gebruiker in je Reloadify account is het risico van onbevoegde toegang te verkleinen. Op deze manier werken we samen aan een veilige omgeving voor je klantdata. Wij raden iedereen aan om dit in te stellen. Wel laten we de keuze bij onze klanten, zoals jij, of ze de 2FA willen instellen of niet. Het is tenslotte jouw data en jij bepaalt hoe je daarmee omgaat.

Om 2FA werkend te krijgen dien je eerst een verificatie-app op je mobiele telefoon te installeren. Met zo’n app is er een QR code te scannen om verificatiegegevens op te halen. Apps die je hiervoor kan gebruiken zijn bijvoorbeeld:

• Duo Mobile
• Google Authenthicator
• Microsoft Authenticator

Wanneer je een verificatie-app installeert, volg dan de stappen van deze app nauwkeurig op. Nadat je app is gedownload en ingesteld, is de functie in Reloadify gemakkelijk in te stellen. Je zet dit direct aan voor het gehele account. Dus wanneer een collega daarna inlogt, zal er gevraagd worden om een tweestapsverificatie.

Wees in control over je eigen database aan klantdata

Niets is zo vervelend als een vervuilde database, vol met spam e-mailadressen. Dit is niet fijn voor jou, gezien je een vervuilde database hebt. Maar dit is ook niet fijn bij het e-mailen aangezien het schadelijk kan zijn voor je verzendreputatie. Om deze reden heeft Reloadify zijn pop-ups en landingspagina’s volledig beveiligd met een anti-bot, namelijk reCAPTCHA. Dit helpt te voorkomen dat bots en andere software een landingspagina of pop-up voor je in gaan vullen en zo spam emailadressen in gaan voeren. Je hoeft hier zelf helemaal niks voor te doen. Deze beveiliging hoort bij de software die je van ons afneemt. Handig he?

Wees voorzichtig met je CSV imports

In Reloadify is het mogelijk om profielen te uploaden via een CSV import. Wees je ervan bewust dat deze klanten altijd toestemming moeten geven om gemaild te worden. Wordt deze toestemming buiten Reloadify om gegeven? Ook dat is prima! Geef dit duidelijk aan in je CSV Import door het veld ‘GDPR source’ in te vullen. Zo is er altijd te achterhalen vanaf welke databron het profiel in je database terecht is gekomen.

Valideer je CNAMES

Het is van belang dat de mailaflevering goed gecontroleerd wordt. Dit gaat op basis van Sender Policy Framework (SPF) en Domain-based Message Authenthication, Reporting en Conformance (DMARC). De SPF is een protocol wat de herkomst van je e-mails valideert. Deze validatie wordt gedaan op basis van het IP adres. Hoort het IP adres waar jij mee uitmailt ook daadwerkelijk bij je domein? DMARC is een extra beveiliging. Je geeft hiermee aan dat je e-mails zijn beschermd met SPF.

Klinkt ingewikkeld en daarom hebben we het in Reloadify gemakkelijk voor je gemaakt. Je hebt een aantal CNAMES die je dient te valideren. Met deze CNAMES valideer je zowel SPF als DMARC. Het is van belang dat je dit instelt voordat je uit gaat mailen. Zo herkennen emailservice providers dat jij uitmailt met een e-mailadres wat bij jouw website hoort. Daardoor word je aangemerkt als ‘veilige’ email. Het is juist goed dat deze beveiliging er is. Anders zou iedereen met jouw info@webshop.nl emailadres kunnen mailen. En dat wil je natuurlijk voorkomen.

Voldoe aan de GDPR-wetgeving

Misschien een open deur, maar we zetten ‘m toch graag in deze blog. Natuurlijk is het belangrijk om altijd te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), om ervoor te zorgen dat je e-mailmarketing inspanningen zowel effectief als wettelijk compliant zijn.

De General Data Protection Regulation (GDPR) is in 2018 ingevoerd en heeft gevolgen voor elk bedrijf dat persoonsgegevens van EU-burgers verzamelt, opslaat of verwerkt. Dit betekent dat als je een e-mailmarketing campagne opstelt in Reloadify, je zelf verantwoordelijk bent dat de klanten die je mailt, hier uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven via een opt-in.

Een ander aspect van de GDPR, is de opslag van klantgegevens. Als je een e-mail opstelt met klanten die zich in de Europese Unie bevinden, dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat hun gegevens worden opgeslagen volgens de Nederlandse wet- en regelgeving. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat eventuele derden die toegang hebben tot deze informatie (bijv. je email marketing software) zich ook aan de Nederlandse wet- en regelgeving houdt bij het omgaan met deze gegevens. Om mogelijke juridische problemen te voorkomen, is het altijd aan te raden om alle klantgegevens op te slaan binnen Nederland of andere EU-landen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Met Reloadify zit je helemaal save. Onze servers staan in Nederland en je data is geheel veilig opgeslagen.

Wij kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om je klantdata goed te beveiligen. Het is belangrijk om te onthouden dat er bepaalde wetten en regels zijn die moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat je blijft voldoen aan de GDPR-normen. Dit houdt onder meer in dat:

• Je ervoor moet zorgen dat je een duidelijke opt-in hebt gekregen van je klanten;
• Alle klantgegevens die je verzamelt op de juiste manier worden opgeslagen in Nederland of andere EU-landen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd;
• Je jouw klantdata extra kan beveiligen door een tweestapsverificatie in te stellen voor je e-mail marketing.

Na het doorlopen van alle bovenstaande stappen weet je zeker dat jouw klantdata goed beveiligd is. Wel zo fijn voor jou én je klanten!