E-mail marketing en spam: hoe ontwijk je de spambox?

Waarom is de spamrate belangrijk?

De spamrate is altijd een belangrijke indicatie geweest om te bepalen of jouw content goed aansluit bij je ontvangers. Deze spamrate doet namelijk wat met je verzendreputatie. Om spam tegen te gaan hebben grote providers zoals Google en Yahoo besloten dat je spamrate onder de 0.3% moet blijven. Zit je hierboven? Dan word je afgestraft. E-mails belanden vele malen sneller in de spam. Er is geen ontkomen meer aan om te handelen naar de spamrate.

Hoe beland je in de spam?

Beginnend bij het begin: waarom belandt jouw e-mail in de spam? Hier zijn twee hoofdoorzaken voor:

• De e-mail wordt door de ontvanger zelf aangemerkt als spam;
• Jouw e-mail wordt tegengehouden door het spamfilter van de ontvangende partij.

Hieronder vertellen we hoe jij beide hoofdoorzaken kunt aanpakken.

Aangemerkt worden als spam door de ontvanger

Wanneer een ontvanger jouw mail markeert als spam, ontvang je een spamklacht. Diverse E-mail Service Providers stellen dat deze spamrate onder de 0,3% moet blijven. Dit betekent dat slechts 0,3% van jouw ontvangers een e-mail mogen markeren als spam. Zit je hierboven? Dan daalt de verzendreputatie.

Een slechte reputatie heeft gevolgen voor de hoeveelheid e-mails die wél worden ontvangen. Jouw e-mails stromen niet meer in één keer door naar de inbox van iedere ontvanger. Hoe zit dat? Een inbox krijgt te vaak een seintje dat er spam door jouw domein wordt verstuurd. In zo’n geval laat een spamfilter de volgende keer eerst een paar e-mails door. Zo controleren E-mail Service Providers of de mail goed wordt ontvangen. Is dit het geval? Dan pas stroomt de rest van de e-mails door. Je wordt dus afgeknepen op de hoeveelheid e-mails.

In Reloadify zie je bij iedere e-mail die je stuurt door hoeveel (en door wie) jouw mail wordt aangemerkt als spam. Onze tip: vang deze ontvangers af in een segment en mail ze niet nogmaals.

Blijf uit het spamfilter

Iedere E-mail Service Provider (Gmail, Outlook, Apple Mail etc.) heeft er één. Een spamfilter. Elke e-mail die wordt ontvangen moet door de verschillende checks van zo’n filter. Er wordt op inhoud gecontroleerd (en of deze tussen het moment van verzenden en ontvangen is aangepast), aanwezigheid van phishing links, authenticatie en de reputatie van de verzender.

Als verzender heb jij invloed op al deze checks. Zo dien je jouw inhoud vrij te houden van spam triggers, veilige URL’s te delen, je domeinnaam te valideren en je reputatie te beschermen. Dit allemaal is simpeler dan je denkt.

Hoe houd ik mijn e-mail vrij van spam triggers?

Wist je dat er spam trigger woorden bestaan? Een spamfilter checkt elke e-mail op verschillende woorden en combinaties van deze woorden. Niet alleen in de onderwerpregel maar ook in de e-mail zelf. Een aantal absolute no-go’s:

• Te veel uitroeptekens, vraagtekens of andere vreemde (lees)tekens. Dit kan een e-mailclient zien als spam. Geldt ook voor overmatig gebruik van valutatekens.
• ALLES IN HOOFDLETTERS SCHRIJVEN. Niet. Doen. Dit komt erg schreeuwerig over én is spam gevoelig. Dit geldt overigens niet alleen voor hele alinea’s in hoofdletters. Ook titels in capslock raden we af.
• Hoe leuk ze ook zijn: gebruik géén sterretjes (***). Deze decoratie valt ook onder overmatig gebruik van leestekens.
• Het gebruiken van woorden zoals ‘sex’ of ‘sexy’. Liever niet, en al helemaal niet in de onderwerpregel. Dit zijn spamgevoelige woorden.
• Te veel woorden zoals ‘aanbieding’, ‘gegarandeerd’ en ‘gratis’ gebruiken. Ook dit zijn triggerwoorden die voor aflevering in de spambox zorgen.
• Woorden met onnodige spaties of leestekens.
• Het ontbreken van een alt (of alternatieve) tekst bij afbeeldingen. Deze tekst toont wanneer afbeeldingen niet laden. Ze laten zien waar de afbeelding over gaat. Dit helpt E-mail Service Providers om te bepalen of de e-mail spam is of niet. Vul daarom altijd de ALT-tekst bij iedere afbeelding.
• Je contactgegevens ontbreken. Spamfilters kijken niet enkel naar een domein of afzender, ook naar een fysiek adres wat in de e-mail vermeldt staat. Sluit daarom altijd af met een footer, met daarin je adresgegevens.

Hoe zien bovenstaande spamtriggers er in de praktijk uit? Enkele voorbeelden:

• !!!
• #)(@#$
• ALLEEN VANDAAG sale tot 20%
• *** alle nieuwe producten ***
• Sexy strings in de aanbieding
• Hete aanbiedingen, bijna gratis, gegarandeerde hoge kortingen
• E x t r a s p a t i e s t u s s e n l e t t e r s ………..

Hoe deel ik veilige URL’s?

Voor het delen van veilige URL’s dien je te letten op de aanwezigheid van een SSL-certificaat. Dit herken je aan een URL die begint met “https://”. De ‘s’ achter http betekent dat de URL beveiligd is. Let er dus bij het handmatig invullen van een URL dat je de volledige URL gebruikt. Het toevoegen van een simpele www. link is dus niet voldoende.

Vermijd daarnaast ook het gebruik van ingekorte links, zoals een bit.ly link. Verwerk altijd de URL onder een CTA. Plaats niet de volledige URL (zoals www.reloadify.com) in je e-mail, maar plaats de link op een tekst (zoals: bekijk hier de blog). Een belangrijk punt voor spamfilters, gezien spammers vaak niet de moeite nemen om een link op deze manier op te nemen.

Hoe valideer ik mijn domeinnaam?

Met het valideren van je domeinnaam bevestig je dat e-mails daadwerkelijk namens jouw domein zijn verstuurd. Dit doe je door zogeheten TXT-records toe te voegen aan je DNS records bij je domeinhost. Om je domeinnaam te valideren, dien je:

• Een SPF of DKIM record toe te voegen;
• In combinatie met een DMARC record.

Met een SPF record laat je zien dat jouw e-mails altijd via bepaalde IP-adressen worden verzonden. Wijkt een IP-adres af? Dan komt de e-mail niet door het spamfilter.

Een DKIM record gaat een stap verder dan een SPF. Deze controleert namelijk ook of de e-mail is bewerkt nadat de e-mail is verstuurd. Wordt een e-mail onderschept door een spammer? Dan bespeurt de DKIM dit en blijft de e-mail hangen in het spamfilter.

Een DMARC record vertelt vervolgens wat er moet gebeuren met een e-mail die in een spamfilter blijft hangen. Je kunt ervoor kiezen om een e-mail te negeren, de e-mail doorsturen naar de spam inbox of de e-mail niet te laten aankomen.

Meer lezen over het valideren van je domeinnaam

Hoe bescherm ik mijn verzendreputatie?

Internet Service Providers verbinden samen met E-mail Service Providers aan ieder e-maildomein een reputatie. Deze verzendreputatie is gekoppeld aan een score. Iedere nieuw verzender begint op een score van 100%. Naarmate er meer mails worden verstuurd wordt de reputatie beoordeeld en kan de score zakken.

Welke zaken zijn van invloed op een verzendreputatie? Logischerwijs, het te vaak belanden in de spam. Maar ook het aangemerkt worden als spam door ontvangers, te veel e-mails versturen en niet relevante e-mails sturen zijn van grote invloed op de verzendreputatie.

Zodra je merkt dat de verzendreputatie van je domein verslechterd, is het zaak om hier snel op te acteren. Want: hoe slechter de reputatie, hoe groter de kans dat al jouw e-mails in de spam belanden. Om je reputatie te verbeteren dien je de oorzaak te achterhalen van het verval van de reputatie. Haal een e-mail bijvoorbeeld door de mail tester of doe een handmatige check:

• Is je domeinnaam nog gevalideerd?
• Deel ik veilige URL’s?
• Maak ik e-mails zonder spam triggers?

Is dit allemaal niet het geval? Dan kunnen er nog drie zaken aan de hand te zijn: je verstuurt te veel e-mails, je bent niet relevant genoeg of je hebt een vervuilde database.

Nieuwsgierig naar je eigen verzendreputatie? Als klant van Reloadify kun je deze opvragen.

Voorbeeld uitslag van mail tester. Bron: mail-tester.com

Spam trigger: te veel e-mails versturen

Misschien een open deur, maar: wees kritisch op het aantal e-mails dat je verstuurt. In dit geval het aantal e-mails dat je in korte tijd naar dezelfde ontvangers stuurt.

Wanneer je - volgens de E-mail Service Providers - te veel e-mails verstuurt wordt jouw domein aangemerkt als spam. Stem daarom al je e-mails op elkaar af. Kijk hierbij óók naar de combinatie van nieuwsbrieven en automations.

Stuur niet om 10 uur een nieuwsbrief naar je gehele klantenbestand om later, om 13 uur, een geautomatiseerde e-mail op een groot deel van datzelfde klantenbestand af te sturen. Tenslotte ontvangt een deel van deze klanten een dag later nóg een automatische e-mail. Grote kans dat één (of alle) e-mails niet door iedereen geopend worden. Dit kan een sein zijn voor de E-mail Service Providers om jouw e-mail als spam aan te merken. Daarom: stem het aantal e-mails goed op elkaar af. Wat ook kan helpen is het filteren en segmenteren van je doelgroep.

Spam trigger: niet relevante e-mails versturen

Deze spam trigger wordt veroorzaakt doordat je te lang en te veel slapende klanten mailt. Slapende klanten zijn niet meer engaged met je merk. Ze openen al maanden geen enkele mail meer van je. Het niet vaak openen van e-mails betekent over het algemeen dat de ontvanger niet geïnteresseerd is in wat je te melden hebt. Een spamfilter heeft er een goede neus en pikt dit gegeven op. En zo gaat jouw zoveelste e-mail, hup, naar de spam.

Een gezonde en actieve klantenlijst bewaken is daarom van belang. Neem daarom regelmatig je database onder de loep. Wie mail je precies? En hoe vaak openen de ontvangers je mails? Wees kritisch en neem afscheid van de inactieve ontvangers. Alleen zo blijf je relevant. Ook volgens spamfilters.

Spam trigger: een vervuilde database

Heb je wel eens gekeken naar welke e-mailadressen er in je database zitten? Een typfout is helaas zo gemaakt. Denk maar eens aan e-mailadressen met .con in plaats van .com. Het kan maar zo zijn dat je klant dit zelf per ongeluk verkeerd invoert bij je.

E-mails die je stuurt naar dat e-mailadres komen natuurlijk nooit aan en bouncen. Te veel bounces in je account betekent dat je sneller aangemerkt wordt als spam. Bij Reloadify helpen we je graag een handje. Daarom zetten wij een e-mailadres dat drie keer achter elkaar bounced op inactief. Zo zorgen we er samen voor dat we niet aangemerkt worden als spam.

Niet alleen verkeerd getypte e-mailadressen maar ook e-mailadressen die bots bij achterlaten wil je filteren uit je database. Een bot kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk een e-mailadres achterlaten bij een aanmelding voor de nieuwsbrief. Zorg er daarom altijd voor dat inschrijfvelden voor de nieuwsbrief zijn beveiligd met bijvoorbeeld een reCAPTCHA. Zo bewaak jij een schone lijst.

Samen voor een goede verzendreputatie

Met al deze tips word (en blijf) je jouw verzendreputatie de baas. Word meester in deliverability. Je zult zien dat dit gauw zijn vruchten afwerpt. De open rate stijgt en zo ook de engagement. En dat is weer goed voor je fanbase.

Meer weten? Lees hoe je jouw domeinnaam valideert en hoe je jouw spam melders deactiveert in Reloadify.